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As metodologias de ensino dos cursos da área da saúde preveem que os profissionais sejam formados para uma atuação generalista. Assim sendo a busca por conhecimentos além da sala de aula motiva os alunos a buscarem atuar em projetos de extensão. Dentre os oferecidos pelo Curso de Odontologia da ULBRA campus Canoas está o Projeto Mantendo Sorrisos. O projeto acontece nas escolas com a participação efetiva dos acadêmicos do curso que realizam atividades de educação e escovação orientada, bem como avaliação do estado da saúde bucal dos escolares. Para realizar os registros e o acompanhamento e monitoramento da saúde bucal desses escolares foi desenvolvida uma planilha de dados através do Excel para que funcionasse como programa gerencial e pudesse, além de fornecer os devidos registros também, emitir de forma clara os resultados que vem sendo obtidos pelo projeto. O programa/planilha está em sua fase de testes. Assim, este trabalho tem como objetivo  apresentar a planilha de acompanhamento e monitoramento bem como as mudanças que já foram realizadas a partir da planilha inicial com ênfase de melhorias no manejo e na obtenção de resultados.